7 effektive Tipps für weniger Stress und mehr Produktivität im Büro

Möchtest du Stress im Büro reduzieren und produktiver arbeiten? Dann bist du hier genau richtig! In diesem Artikel haben wir 7 effektive Tipps für dich, mit denen du stressfreier und leistungsfähiger im Büro wirst.

Gleich vorab: Viele der Tipps sind weder Raketentechnik noch super-neue und innovative Ideen. Trotzdem lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Oft wissen wir zwar, was wichtig und sinnvoll wäre, aber setzen es nicht im Alltag um. Schau also genauer hin: Wo könntest du optimieren?

Tipp 1: Schaffe eine angenehme Arbeitsumgebung

Wer arbeitet nicht gern in einer angenehmen Umgebung? Was „angenehm“ bedeutet, ist individuell verschieden, also geh mal kurz in dich:

1. Wie sieht dein perfekter Arbeitsplatz aus? Reinliche Ordnung oder wildes Chaos? Stille oder Trubel?
2. Welche Aspekte kannst du an deinem Arbeitsplatz beeinflussen? Oft wirst du mit bestimmten Dingen leben müssen – aber wo kannst du vielleicht doch etwas verändern?
3. Falls du etwas nicht verändern kannst, es dir aber wünschst: Wen kannst du fragen bzw. wo kannst du Anregungen hinterlassen? Lohnt es sich, mit deinem Chef oder Kollegen zu sprechen?

Zusatz-Tipp:
Denke auch an Dinge wie Ergonomie, Sitzhaltung und Beleuchtung. Es wäre schade, wenn körperlicher Stress allein dadurch entsteht, dass solche Grundvoraussetzungen nicht erfüllt sind.

Falls du ein Argument deinem Arbeitgeber gegenüber brauchst: Eine angenehme Arbeitsumgebung trägt dazu bei, Stress im Büro zu reduzieren und das Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbessern – was letztendlich auch dem Unternehmen zugutekommt.

Tipp 2: Effektives Zeitmanagement

Über Zeitmanagement wurden bereits unzählige Artikel und Bücher verfasst – und das zurecht! Ein effektives Zeitmanagement ist ein wichtiger Faktor, um Stress im Büro zu reduzieren und produktiver zu arbeiten.

Hier ein paar Anregungen und Fragen:

1. Wie gut kannst du deine Aufgaben priorisieren?
2. Wie oft hast du die Möglichkeit, ablenkungsfrei zu arbeiten?
3. Wie gut hältst du dich an regelmäßige Pausenzeiten?
4. Welche Tools und Methoden könntest du nutzen, um dein Zeitmanagement zu verbessern?

All diese Anregungen zielen darauf ab, dass du Überlastungen vermeidest und deinen Arbeitsplatz mit einem guten Gefühl verlassen kannst.

Hinweis:
Du hast das Gefühl, dein eigenes Zeitmanagement ist robust, aber du bist chaotischen Vorgesetzten und Kollegen ausgeliefert? Dann überlege, mit wem du darüber sprechen könntest, ob du deine Grenzen bereits klar kommunizierst und ob vielleicht auch bei dir selbst noch Optimierungspotenzial besteht.

Tipp 3: Nutze Technologien und Tools, um den Arbeitsablauf zu optimieren

Richtig angewendet, können kleine Software-Tools ein echter Game-Changer im Alltag sein, um Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen. Die Liste ist lang: Von To-do-Apps, Projektmanagement-Tools bis hin zu digitalen Timern gibt es viele Möglichkeiten, deinen Alltag zu organisieren.

Einige Tipps hierzu:

• Keep it simple! Eine große Menge an Tools kann eher überwältigen, statt Stress zu reduzieren. Unterschätze auch nicht Einarbeitungszeit und Fehlersuche.
• Vielleicht kannst du gar nicht selbst entscheiden, welche Tools du einsetzt? Dann mache dich mit den vorhandenen vertraut und schaue, wie sie dich unterstützen können.
• Du bist nicht gern digital unterwegs? Gar kein Problem: Dein ganz persönliches Tool könnte ein Notizbuch sein, in dem du dir die drei wichtigsten Prioritäten des Tages aufschreibst.

Tipp 4: Regelmäßige Pausen einlegen

Extrem wichtig, und doch häufig vernachlässigt: Mach mal Pause! Vereinfacht gesagt kannst du dir deinen Körper wie eine Batterie vorstellen. Deine Energie ist begrenzt, auch wenn du dir es sicher oft anders wünschen würdest. Wenn die Batterie leer ist, fühlst du dich müde, erschöpft und gestresst.

Wenn du dich in solchen Momenten nicht für eine Pause entscheidest, wird eine negative Spirale in Gang gesetzt:

1. Du bemerkst, dass du schon lange keine Pause mehr gemacht hast.
2. Du zwingst dich, deine Aufgaben zu erledigen, obwohl deine Energiereserven bereits ziemlich erschöpft sind.
3. Deine Konzentration lässt nach und du machst mehr Fehler.
4. Dies erschwert die Arbeit zusätzlich und verbraucht deine Energie schneller.
5. Du fühlst dich gefangen, da du glaubst, keine Pause machen zu können, da die Arbeit dringend erledigt werden muss.

Was passiert dann? Je mehr du arbeitest, desto unproduktiver und müder wirst du. Dies führt zu einer negativen Abwärtsspirale. Diese könntest du einfach durchbrechen, indem du eine Pause einlegst, sobald du müde wirst. Das Tückische ist leider, dass wir oft gar nicht bemerken, dass eine Pause notwendig wäre und deshalb unbewusst in die Spirale geraten.

Tipp 5: Kommunikation verbessern

Auch hierzu könnten wir ganz Bücher verfassen – schließlich kann der „Faktor Mensch“ ein echter Stressor sein. Wichtig an dieser Stelle: Selbst wenn es dir gelingt, sauber zu kommunizieren, wirst du nicht alle anderen umpolen können. Konzentriere dich also besonders bei diesem Thema allein auf dich und den Spielraum, den du hast.

Ein paar Anregungen zur Kommunikation:

1. Nutzt du Techniken wie aktives Zuhören, um Missverständnisse zu vermeiden?
2. Kommunizierst du deutlich deine Grenzen, oder frisst du Dinge in dich hinein?
3. Wie ist es um die Kultur in deinem Team oder Unternehmen bestellt: Ist es okay, negative Themen anzusprechen?
4. Fass dir mal an die eigene Nase: Gehst du aktiv auf andere zu und versuchst, Missverständnisse direkt zu klären?

Falls du das Gefühl hast, bei euch ist jede Menge Verbesserungspotenzial im Team: Beginne doch direkt zu kommunizieren und sprich deinen Vorgesetzten darauf an, ob ihr nicht gemeinsam mit einem Trainer oder Coach daran arbeiten möchtet.

Tipp 6: Delegiere Aufgaben

Manche lieben es, andere tun sich extrem schwer beim Abgeben von Aufgaben. Bei diesem Tipp unterscheiden wir zwei Fälle:

1. Du könntest Aufgaben abgeben, tust es aber nicht: Hinterfrage, warum du die Aufgabe nicht delegierst. Glaubst du, der Aufwand ist zu groß? Traust du anderen nicht zu, die Aufgaben in der gleichen Qualität oder Geschwindigkeit abzuliefern? Mach dir immer wieder bewusst, dass du dich langfristig auf wichtigere Themen konzentrieren kannst, wenn du manche Aufgaben nicht mehr selbst erledigst.
2. Du würdest gern Aufgaben abgeben, hast aber nicht die Möglichkeit dazu: Hier kommen wir wieder zum Thema „Kommunikation“. Äußere anderen gegenüber klar, dass dein Schreibtisch zu voll ist, und du Unterstützung brauchst.

Tipp 7: Sorge für Ausgleich außerhalb des Büros

Ein etwas allgemeinerer Tipp, der aber extrem wichtig ist: Das Leben besteht nun einmal nicht nur aus deinem Job. Überlege mal, wie viele Stunden pro Woche du eben nicht im Büro bist. Stell dir als Anregung folgende Fragen:

1. Verbringst du deine Freizeit mit Dingen, die dir Spaß machen und Energie geben?
2. Welche weiteren Verpflichtungen saugen deine Batterien leer, die nichts mit dem Job zu tun haben?
3. Wie viel von deinem Büroalltag nimmst du mit nach Hause, rein praktisch oder auch nur gedanklich im Kopf?
4. Wie ist es um dein Stressmanagement allgemein bestellt? Ist es wirklich nur der Job, oder vielleicht auch negative Denkmuster, hohe Ansprüche oder generelle Unzufriedenheit?

Du siehst: Hier schaust du aufs große Ganze, und oft liegt hier einer der größten Hebel. Du kannst deinen Arbeitsplatz noch so angenehm einrichten und effektive Software-Tools für dein Zeitmanagement nutzen – wenn die Basis nicht stimmt, wirst du vermutlich trotzdem Stress empfinden.

Fazit

Nun kennst du alle 7 Tipps! Welcher spricht dich am meisten an? Welche setzt du schon so im Alltag um? Jeder Mensch reagiert individuell unterschiedlich auf Stress, deshalb werden manche der Tipps besser oder schlechter bei dir ankommen. Sieh sie als Hilfestellungen und pick dir die heraus, die dich am meisten weiterbringen.